档案归档管理办法

（试行版）

为加强档案管理工作，提高档案管理工作质量，根据《中华人民共和国档案法》及集团有关档案管理的规定，结合本公司档案工作的实际情况，制定本办法：

一、档案管理

（一）公司档案实行集中与分级管理相结合的原则

公司档案管理人员负责公司主体档案的管理，并对各战队档案管理工作进行指导、监督和检查。

（二）档案管理专员履行下列职责

1.贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；

2.统筹规划并负责本公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；

3.指导各战队文件材料的形成、积累、整理和归档工作；

4.监督、指导各战队所属机构的档案工作。

（三）档案管理要求

1.归档日期：每月2号；

2.各战队提报一名档案联络人（本办法试行后当日报送），负责归档材料的收集和整理，按归档时间要求每月固定向公司档案管理专员移交战队档案集中管理。

二、档案的立卷归档

1.档案的归档内容包括公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的规划、方案、各级文件、内部规章制度、人事资料、信用材料、技术资料、设备资料、各级报告、体系认证、荣誉证书、土地、房产资料、公司专题会、经理办公会、其他重要会议材料等具有可查性、具有保存价值或参考价值的文件资料；

2.业务活动中的有关请示、报告上级领导批复。依据其属性分别由相关战队保存原件，其它重要报告，在公司资料归档范围内的，连同有关资料由经办专员整理后每月定期移交档案管理专员。归档范围外的请示报告可由各战队自行保管；

3.移交档案管理专员的文件资料原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门必须保留的，各战队保存复印件，并附说明；

4.由公司对外签订的合同应保存原件，档案室、财务和相关战队各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由档案室保存原件；

5.电子文件实行集中统一管理，归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成；

6.各战队及时将已完工项目的电子文件移交档案管理专员归档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、账目一致、手续清楚，移交清单壹拾贰份，交接双方签字后各执壹份；

7.档案管理员负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用，做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确率；

8.公司归档范围，参照集团2017年《档案管理办法（试行）》第二章执行。

三、档案的整理与分类

参照集团2017年《档案管理办法（试行）》第三章执行。

四、档案的销毁

1.档案销毁的具体工作由档案室承办，对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，销毁清册立卷归档，永久保存。

2.对战队档案拟销毁的，经战队负责人签字同意后，连同销毁档案的书面报告送公司经理签字批准。

3.销毁档案时要有二人以上，并由战队负责人监销，共同在销毁清册上签字。

五、档案的保密安全

1.档案管理专员、各战队档案负责人和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度，认真做好保密工作。

2.档案专员必须严格执行档案借阅制度，履行借阅登记手续，认真审查审批权限是否符合规定的要求。

3.借出的档案材料务必定期归还。借出使用期间，不许转借他人，不许私自勾画、撕页或销毁。

4.任何人不许将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和公布档案内容者，应视情节轻重，按公司《档案管理规范及检查记录表》的规定严肃处理。

5.档案管理专员向借阅档案者提供、出具有关证明时，一定要以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假；涉及公司机密的档案材料，必须公司经理同意后再作决定，严防泄密。

6.档案室禁止吸烟，严禁将易燃易爆物品和私人物品带入档案室，明显处要有安全防火设备及灭火器。

7.非档案管理人员，未经批准不准进入。

8.档案管理专员必须对档案室进行定期检查，锁好门窗、档案柜。

六、档案的利用

1.借阅非机密性的文件，由各战队负责人审批后，办理借阅登记手续。

2.借阅秘密级文件，必须由各战队队长签字，并报公司经理审批，办理借阅登记手续后，方可借阅。

3.涉及核心机密文件必须由公司经理审批并办理借阅登记手续就地查阅。

4.借阅档案应严格履行手续，做好借阅登记，当面点交清楚。归还时严格检查，并在借阅登记表上登记好归还日期。借阅者要爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、损毁、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。如需摘抄档案内容或复印档案资料，应由公司经理批准并在借阅登记表中注明摘抄和复印内容。档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，档案管理专员应及时报告战队队长，逐级上报。

5.对借阅的文件在限定的时间内还未归档者应及时催退（催退当日归还档案），以防文件遗失或影响他人借阅。如需再借，应办理借阅手续。

6.外单位借阅档案，应持有单位介绍信，主管战队签署意见后，经公司经理书面批准后方可借阅。

7.档案管理专员对查阅档案及归还档案，均应在档案室借阅登记表上进行登记；对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈工作。

七、附则

1.人力资源档案参照国家人力资源部《国家人事档案管理制度》的有关规定执行。

2.会计档案参照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》的有关规定执行。

3.公司制定的其他档案管理办法及保管期限，为本办法的补充。

4.本办法自印发之日起试行。