日照市土地发展集团有限公司

办公室6S管理制度（试行）

 

为保证集团公司全体员工有一个舒适、清爽的办公环境，减少环境因素带来的于扰，保证高效的工作效率，集团公司在全公司推行“办公室6S管理”。

 

第一章 6S管理定义

 

第一条 6S管理的概念

6S即整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全。

第二条 6S管理的内容

（一）1S—整理(SEIRI)：对办公室物品进行分类处理，区分为必要物品和非必要物品、常用物品和非常用物品、一般物品和贵重物品等；

目的：腾出空间，提高工作效率。

（二）2S—整顿(SEITON)：对非必要物品果断丢弃，对必

要物品要妥善保存，使办公现场秩序昂然、井井有条，并能经常保持良好状态，做到想要什么，即刻便能拿到，有效地消除寻找物品的时间浪费和手忙脚乱；

目的：排除寻找的浪费。

（三）3S—清扫(SEISO)：对各自岗位周围、办公设施定期进行彻底清扫、清洗，保持无垃圾、无脏污；

目的：使不足、缺点明显化，是品质的基础。

（四）4S—清洁(SEIKETSU)：维护清扫后的整洁状态；

目的：通过制度化来维持成果，并显现“异常”之所在。

（五）5S—素养(SHITSUKE)：将上述四项内容切实执行、持之以恒，从而养成习惯；

目的：提升“人的品质”，养成对任何工作都持认真态度的人。

（六）6S—安全(SAFETY)：上述一切活动，始终贯彻一个宗旨：安全第一。

 

第二章 6S管理目的

 

第三条 实行6S管理，是理顺工作现场秩序和提高工作效率的重要管理手段，通过规范现场、现物，营造于净、整洁的工作环境，培养员工良好的工作习惯。

第四条 实行6S管理，培养各级管理人员工作标准化、规范化、程序化、系统化的工作方式，管理各种物品及文件资料，及时准确地按工作内容、工作程序分类定置，便于及时处理各种信息，从而提高工作效率。同时办公室是个窗口，能够发挥窗口的作用，树立企业良好的对内对外形象。

笫五条 将6S管理引用到办公室管理，能有效地加速办公室工作环境和工作状况的调整及改良，最终提高工作效率，同时置身于优美的办公环境，也有美的一种感受。

 

第三章 6S管理操作规范

 

第六条 责任部门

集团公司董事会办公室会同纪委负责6S管理的组织推动工作，对各部室、公司办公室6S管理开展情况进行指导、监督、检查、批评和公布。不定期指派专人进行抽查检查，检查得分情况作为年底绩效考核的依据。

第七条 责任区

（一）办公室个人责任区是指员工个人的桌面、电脑、抽屉、文件柜以及个人办公室的地面、墙面、天花板、窗台以及相关办公设备和设施。每名员工均有责任做好个人责任区的6S工作。

（二）公共责任区是指走廊、公共通道、楼梯口、洗手间和分配到部门、公司的办公区域。集团本部公共责任区的6S管理工作由董事会办公室制定标准和区域，并指定专人管理。各公司公共责任区由本单位综合管理部门参照集团标准，制定专人管理。

第八条 办公室6S操作规范

（一）办公区门厅、通道、地面、门窗、墙壁、天花板管理规定。

1.办公区门厅及走廊通道通畅、明亮、地面、墙壁、天花板保持洁净、无尘。

2.空中、顶棚、墙壁清洁无污渍、吊灰等；墙壁张贴及悬挂物统一、规范。

3.办公区门窗、墙壁、天花板完好整洁，油漆无脱落，玻璃无损坏。

4.办公室的地面无烟头、烟灰、痰迹、废纸屑等脏物，干净整洁；放置电脑、档案资料、电器、仪器设备的办公室要保持无烟、无尘。

5.办公区内放置的灭火器箱实行地面划线定置，线宽50mm,颜色为红色。

（二）办公室各类物品摆放的规定。

1.办公室要有明确的标识，门牌样式要统一标准。

2.办公室定置管理要实行一室一图，室内物品按图定置，责任明确，杜绝随意性。

3.办公室内办公家具按各类人员办公要求配置，无多余物品。

4.办公室要干净、整洁，个人物品、衣物不允许搭在椅子靠背上或放在桌上；报纸、杂志定位放置；人员离开办公区，椅子必须放回办公桌的空档处，桌面物品按定置复位。

5.窗台上只允许摆放符合定置要求的盆花，并要有接水盘，其他物品不允许放在窗台上。

6.办公室电脑、电话等线路要用夹子、胶布等捆扎好，杜绝零乱、架空或拖地现象；电器插线盒离地摆放。

7.办公室卫生洁具要保持干净，集中放置于清洁工具定置区，有防污染措施。对于易造成散乱和影响美观的物品进行外包装，标识清楚。

8.办公室各类物品要做到下班前按定置要求全部整理到位。

9.办公区内设施、物品的保洁要进行责任分工，分工要细化到每个人，并粘贴责任卡。

（三）办公桌（柜）内物品的位置。

1.办公桌有定置图，办公桌内外物品可根据各自专业特点及日常工作进行分类，定置摆放。

2.办公桌面放置的文件资料均是当日要用的，桌面物品保证正常办公需要，且达到最低限量。下班前将办公用品归位，将资料分类装夹。桌面上文件架内的文件资料必须分类装夹，文件夹上有标识，并具体反应出夹内资料的名称，标识清楚，易于查找。文件架内禁止放置零散纸张及其他物品。

3.办公桌抽屉内的物品分类摆放，易于查找；抽屉内物品及资料原则上不允许超出2/3高度，摆放整齐有序。

4.物品定置原则上分为三大类，即文件资料、办公用品、辅助用品。

(1)文件资料：凡是已书写文字的，包括笔记本、帐页、卡片、记录，各种技术资料、文件、图纸、计划、总结，各类管理制度和规定，各类学习材料、工具书、参考资料、简报等。

(2)办公用品：办公用笔、尺、墨水、橡皮、订书机、胶水、胶带、计算器、绘图仪器、刀片、曲别针、大头针、名片、印台、印章及空文件夹、空白的各类办公用纸、记录本，各种单据、表格、帐薄等。

(3)辅助用品：协助完成工作的各类物品，与工作有密切关系的私人物品。如：眼镜、药品类、卫生纸、雨具、劳保品、毛巾及个人随身携带的小包等。

5.辅助用品放置要严格控制在最低限度。其中工作使用的物品与私人物品分类摆放，不允许混放，禁止放置食品。

（四）文件柜（架）内物品的定置。

1.文件柜设置外部标识，便于识别，责任清晰，一目了然，有利于工作便利。可直接在隔框上粘贴分类标签，标签打印字统一为黑体，可直接在分类标签上标注物品名称，如表格、报表、单据、杂志、报纸等。卷柜内物品原则上实行“一对一“标识，超过一周以上要用的资料、文件原则上要装盒竖立于办公柜内，文件盒（夹）要分类标识，前后顺序要排列标识。

2.公用办公柜存放的物品具有规定的多个种类时，标识为“公共物品柜”“公用办公柜”等；存放的物品为规定的同一类物品时，要将类别细化标示出来，如“资料柜”“办公用品柜”等。

3.文件柜柜顶禁止放任何物品，柜后、柜底无杂物，无卫生死角；低柜台面上只能摆放定置物品。

（五）办公室规范。

1.有完整的6S管理制度和检查考核办法，且有效贯彻到位。

2.办公区开展班前班后6S管理10分钟活动，始终保持工作环境清新、优美，物品定置井然有序。

3.遵守办公室文明办公规范，6S检查考核形成制度，各种检查记录详实、规范，并有整改落实反馈记录；人人自觉遵章守纪，养成每日整理清扫的习惯。

4.员工每天下班离开办公室之前，均须整理个人桌面。桌面允许摆放的物品包括电脑、电话、文具架和茶杯，其它物品一律不得保留，并将电器开关关闭，拔掉电源。

5.个人抽屉应每星期整理一次，对三个月内用不到的东西，应从抽屉里清理走，最下面一个抽屉用于存放私人物品。

6.文件柜要每半个月整理一次，并按大小、类别、使用频率等进行分类建档，贴上标签；若有变动，标签应及时更新。

7.对舍弃的文件、资料，应遵照安全、保密的原则进行销毁。

8.电脑内保存的文件资料应科学分类，便于查找。

9.电脑上不得安装游戏软件，不得上网玩游戏、聊天、炒股票等。电脑设置个人密码，防止资料丢失或泄漏机密。

10.不能在办公室内随意张贴文件、通知、宣传品等。

11.对有关资料、书籍、文件等应归类定置管理，井然有序。

12.及时清扫、清洗办公设备，保持办公室无垃圾、无脏污。

13.打造无烟办公室，不得在办公室内吸烟。发现员工在禁烟区吸烟，按有关规定进行处罚。

14.接听电话及接待来访客人时言行应大方得体。

15.工作时间提倡使用普通话。

16.注意仪表与形象，做到着装整齐，梳妆适宜，以饱满的精神投入工作。

第九条 个人6S操作规范

（一）个人办公区域工作内容。

1.清理个人办公区域内不必要的物品，如：废纸、杂物、不使用的办公用品、包装物、破旧书籍、废报纸、破损文件袋、公告物、标语和张贴物等无用信息。

2.员工每天下班离开办公室之前，均须整理个人桌面。桌面允许摆放的物品包括电脑（关闭主机和显示器电源）、电话、文具架、台历、资料框和茶杯，其它物品一律不得保留；办公椅推至桌下且紧挨办公桌。

3.垃圾桶及时清理，避免造成污染源，不得在公共场所内吸烟。

4.电脑、电话的电源线、数据线按照规范集束。

5.定期擦拭文件柜，保持于净，柜内同类文件集中竖直摆放整齐。

6.文件夹标识按照统一要求打印制作（请参考样板区文件夹标识样式，如有需要可向董事会办公室索取标签模板）。

7.办公桌面除桌面柜、文件夹外应只摆放当日使用的物品，个人物品使用完后应整齐放置在桌柜内的个人物品抽屉内。

8.个人办公电脑、电话定期擦拭，保持清洁。

9.办公电脑内文件、资料定期整理、清理，文件资料分类合理，查找方便，桌面上一般不应存放过多文件、资料。

10.上班时手机应调成震动或将铃声音量调小，离席时手机应随身携带。

11.对于保密文件、资料的舍弃，应遵照安全、保密的原则收归到董事会办公室进行统一销毁。

12.日常必须佩戴工牌，工牌要保证干净，不得污损；统一着工作装，衣物上无明显污渍、无异味。

（二）公共区域工作内容。

1.公共区域保持地面洁净明亮，公共设备定期维护、清洁，如有损坏及时向相关管理人员报修。

2.各部室及公司发现属于本区域内脏乱等现象，及时清理。

3.下班时应及时关闭公共区域空调、照明设备电源。

第十条  张贴规定

（一）集团公司及各部门需在董事会办公室公告栏张贴的文件、通知、宣传品等均需经董事会办公室许可。

（二）每份张贴物的左下角应注明张贴天数及起止时间，到期应由贴出人负责收回。

第十一条 其它规定

员工应遵守公共责任区内的6S管理规定。

 

第四章  公共部位的管理要求

 

第十二条 会议室

（一）保持室内干净、整洁、明亮，物品摆放有序，各类设施处于完好状态。

（二）实行禁烟，且有禁烟标志。

第十三条 垃圾点（室内垃圾桶、公共垃圾箱）

（一）办公室的垃圾桶、废纸屡内要套垃圾袋，防止垃圾外溢污染。每天了班前将垃圾袋扎口扔进垃圾箱内。

（二）垃圾点要做到日集日清，垃圾无外谥、堆放，周围环境保持清洁。

（三）垃圾点要有专人负责清理，并定期消毒。

 

第五章  6S的检查要点

 

第十四条 公共区域

（一）楼道、扶手、玻璃、门窗、墙壁、门厅、灭火器等是否保持完好洁净，楼梯、楼道间无积水，无任何物品。

（二）笤帚、拖布放置整齐有序，洗手间设施完好。

（三）会议室使用完毕1个小时内是否完成清场，室内各种物品是否摆放整齐、统一，室内各项应保持洁净、无污点。

（四）公共现场不晾晒工作服、鞋。

第十五条 办公室

（一）是否已将不要的东西丢弃（如文件、档案、图表、文具用品）。

（二）地面、桌子是否显得零乱，桌子、文件架是否摆放整齐。

（三）垃圾筒是否及时清理。

（四）办公设备有无灰尘。

（五）有无文件归档规则及按规则分类、归档。

（六）需要文件是否容易取出、归位。

（七）办公室墙角有没有蜘蛛网。

（八）桌子、柜子有没有灰尘。

（九）办公室内电线是否杂乱，是否固定得当。

（十）办公设备随时保持正常状态，有无故障。

（十一）抽屉内是否杂乱，东西是否杂乱摆放。

（十二）是否遵照规定着装。

（十三）私人用品是否整齐地放置于一处。

（十四）绿色植物摆放，有没有枯死或干黄。

（十五）接听电话时，是否有“留言记录”。

（十六）会议室物品是否摆放整齐。

（十七）工作态度是否良好（有无谈天、说笑、看小说、打瞌睡、吃零食现象）。

（十八）是否有接待宾客的礼仪。

（十九）下班后桌面是否整洁。

（二十）下班后，设备电源是否关好。

（二十一）离开或下班后，椅子是否被推至桌下，并应紧挨办公桌平行放置。

第十六条 各部室及公司主要负责人6S责任

（一）结合本部室、公司的行动目标，学6S管理知识、技巧；

（二）负责本部门6S管理活动宣传、教育；

（三）划分本部门内部6S管理责任区域；

（四）依公司6S管理活动计划表，制定本部门活动计划；

（五）担当6S管理活动委员及评分委员；

（六）分析和改善6S管理活动中问题点；

（七）督导部属的清扫点检及安全巡查；

（八）检查员工服装仪容、行为规范。

第十七条 员工6S管理责任

（一）自己的工作环境须不断地整理、整顿，物品、材料及资料不可乱放；

（二）不用的东西要立即处理，不可使其占用作业空间；

（三）物品、工具及文件等放置于规定场所；

（四）物品、设备要仔细地放，正确地放，安全地放，较大较重的堆在下层；

（五）保管的工具、设备及所负责的责任区域要整理；

（六）要养成随时随地拾起地面上的纸屑、玻璃屑、材料屑零件的习惯，并集中存放于规定场所；

（七）不断清扫，保持清洁；

（八）听取上级的指示，并积极配合。

 

第六章  附则

 

第十八条 本制度由集团公司董事会办公室负责解释和修订。

第十九条 本制度自印发之日起施行。